オンライン株主総会、バーチャル株主総会、ハイブリッド株主総会……新しい株主総会の形を模索する方へ




新型コロナウイルスの流行は、株主総会の形にも影響を及ぼし、これまでの開催方法を見直す動きが、2020年に一気に加速しました。

新しい株主総会の形は新型コロナウイルス対策に限らず、企業と株主の関係をより強固にする可能性があります。今回は、オンライン株主総会、バーチャル株主総会、ハイブリッド株主総会といった、新しい形式の株主総会についての基礎知識を紹介します。

オンライン株主総会、バーチャル株主総会、ハイブリッド株主総会……違いはあるの?

株主総会は、会社法によってすべての株式会社が必ず設置しなければいけません。毎事業年度の終了後、一定の時期に招集しなければならない定時株主総会(会社法第296条)を、「三密」を避けながら期限内に開催するために、2020年は各社が知恵をしぼって取り組むことになりました。

そこで脚光を浴びたのが、インターネットを活用し、株主がそれぞれ遠隔地から株主総会にアクセスするスタイルです。

しかし、会社法に規定されている株主総会にインターネットに関する定義はありません。「オンライン株主総会」「バーチャル株主総会」「ハイブリッド株主総会」など、さまざまな呼称がありますが、いずれも法的に定義づけられた名称として扱われているわけではありません。

経済産業省が策定中の「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(案)」に使用されている用語「バーチャル株主総会」という名称の定義が、今後の基準となるかもしれません。

今回の記事では、この経済産業省が用いる「バーチャル株主総会」という呼称を、「インターネットを利用した株主総会の総称」として紹介します。

経済産業省が推奨する「ハイブリッド型バーチャル株主総会」

新型コロナウイルス対策としてだけでなく、バーチャル株主総会を産業競争力強化のために推進しようとする動きがあります。実は、コロナ流行以前から「株主総会プロセスの電子化促進」を進めています。

2021年3月時点、現状ではリアルでの株主総会を用意することなく、インターネット上のバーチャル株主説明会のみを開催すること(オンリー型バーチャル株主総会)は法律上できません。

しかし、2021年2月5日、「産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律案」が閣議決定され、上場会社のオンリー型バーチャル株主総会の開催を、特例的に可能とする法改正が審議されています。

将来的には対象範囲が拡大されるかもしれませんが、現状すべての企業で検討可能な「ハイブリッド型バーチャル会社説明会」について確認しましょう。

「ハイブリッド型」とはどういう意味か?

「複数の方式を組み合わせた」「かけ合わせた」という意味のハイブリッド。「ハイブリッド型バーチャル株主総会」とは、従来通り「リアルで」開催する株主総会と、「バーチャルで」開催する株主総会を同時に行うことを指します。

インターネットを利用したバーチャル株主総会を検討する際、重要な項目は議決権行使と、株主に認められている質問(会社法 314 条)や動議(会社法 304 条等)の参加方法です。

一般的に、2つのスタイルに区分されます。株主数や目指すべき株主総会の在り方によって、参加型、出席型、それぞれのメリットとデメリットを比較検討しましょう。

▶︎参加型
リアルで開催される株主総会に加え、開催場所以外にいる株主が、株主総会への法律上の「出席」を伴わずに、インターネットを通じて傍聴するスタイル

▶︎出席型
リアルで開催される株主総会に加え、開催場所以外にいる株主が、株主総会への法律上の出席を伴わずに、インターネットを通じて会社法上の出席。つまり株主総会当日の議決権行使や質問・動議を受け付けられるスタイル

出典:「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイドについて」経済産業省経済産業政策局企業会計室

撮影、配信、議決権集計。はじめてのバーチャル株主総会でサポートが必要なこととは?

スムーズなバーチャル株主総会開催のためには、事前の入念なシミュレーションを含む準備が必要不可欠です。質問と回答の取りまとめや株主の本人認証、電子決議兼行使システムの検討など、バーチャル株主総会を成功に導くためには、様々な仕組みを運用する必要があります。ハイブリッド型バーチャル株主総会のために、必要な準備を紹介します。

会場準備から撮影、記録、議決権の行使まで事前に準備しなければならないこと

・通信環境が安定し、適度な静寂を保つことができる会場の確保
・音声映像機材の手配
・インターネットライブ配信システムの選定
・株主の本人認証ログインシステムの選定
・質問・コメント管理システムの選定
・電子議決行使システムの選定

バーチャル株主総会をサポートするサービス

はじめてのバーチャル株主総会の準備、すべて自社で整えることに不安があれば、インフラ準備から当日の運営までワンパッケージで代行サポートするサービスもあります。

例えば、全国各地に437施設の貸会議室・レンタルオフィスを展開するTKPでは、貸会議室でのリアル株式総会とハイブリッドで対応可能なバーチャル株主総会運営サービスを展開しています。「機材を一から揃え、操作を覚えるとなると負荷が大きい……」という心配がいらないことは大きなメリットでしょう。

バーチャル株主総会の実施実例

すでに、バーチャル株主総会に複数回取り組んでいる先進的な企業の実施事例を紹介します。
サイボウズ株式会社は、コロナ禍以前からバーチャル定時株主総会を実施し、2018年3月30日開催分から、その内容や招集通知、決議通知までをホームページ上で公開しています。

特に、直近に開催された2021年3月21日開催分は、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会になっており、参考になるのではないでしょうか。

まとめ

株主総会は、限られた空間で限られた人にのみ届けられていました。そこで扱われる情報を積極的に開示する姿勢は、企業運営をよりよいものにしていくと評価されます。取引先や金融機関、就職希望者や投資家など、会社について、より知ってもらいたい相手への情報提供の機会の一つとして考えてみてはいかがでしょうか?






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