研修などで教わることはないけれど、社会人としての常識やマナーが試される機会のひとつに「異動や退職時の挨拶」があります。
簡単そうにみえて意外と難しい「異動・退職の挨拶」について、最低限押さえておきたい基礎知識から基本の文例、引き継ぎによるトラブル防止方法まで紹介します。
目次
異動・退職の挨拶についての基礎知識
まずは異動や退職の挨拶をするにあたり、基本的に知っておきたいことから確認しましょう。挨拶をする相手と挨拶をする方法によって注意点が異なります。
挨拶をする相手は誰か
相手にふさわしい文面を心がけること、挨拶をするべき人を漏れなくリストアップすることは基本中の基本です。
主に、身内である「同じ会社の人向けの挨拶」とこれまでお世話になった「取引先など社外の人向けの挨拶」の文面を用意しましょう。
挨拶をするツールは何か
「直接お目にかかってこれまでお世話になったお礼とご挨拶をする」が基本です。次にお手紙やメール、そして電話やSlack・Chatworkといったチャットツールなどのコミュニケーションツールといった手段はあくまでも補佐的なものであると考えてください。
しかし、新型コロナウイルスの影響で、直接出向いての挨拶は難しい環境にあります。失礼のないように文面でこれまでの感謝の気持ちを伝えましょう。
共通の注意点
誰に、どのようなツールで挨拶をするにも、押さえておきたい共通の注意点があります。
▶︎挨拶をするのは「確定」してから
内示の段階で異動について第三者に報告するのは避けましょう。転職や退職を決めた場合も、退職願が正式に受理されるまでは口外しないほうが、無用なトラブルを避けられます。
▶︎異動や転職後の連絡先を伝えるとき、伝えてはいけないとき
異動先や転職後の連絡先を伝えてよい場合と、伝えてはいけない場合があります。特に、営業職だった人がクライアントに転職先を伝えるのは慎重に判断してください。また、異動後の連絡先を伝えることで、後任との関係性を構築しないまま自分宛てに連絡が来てしまうこともあります。
異動・退職時の挨拶文の文例
実際に挨拶をする際の例について、コロナ禍での挨拶としても参考になるよう、4つのパターンを紹介します。
社内向け一斉メール配信の文例
Subject: 【業務外】退職のご挨拶
皆様、お疲れ様です。
●●支社●●営業部の●●です。
突然のご連絡で大変申し訳ありません。
この度、一身上の都合で退職することとなりました。
●月●日（月）が最終の出社日となります。
株式会社●●での●年間、本当に多くの皆様に支えられ、勉強させていただきました。
下記、今後の連絡先になります。
●●にお立ち寄りの際はぜひお声おかけいただければと思います。
個人の携帯：
メールアドレス：
末筆ながら皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。
電話でご挨拶する際の切り出し方
いつもお世話になっております。
●●会社●●●●です。
私どもの都合で大変恐縮なのですが、わたくし、●月●日付で●●支社へ転勤となりました。
●●さまには大変お世話になりましたので、直接お目にかかって御礼申し上げたいのですが、この環境でございますのでまずはお電話でのご挨拶を失礼いたします。
またコロナが落ち着いた際には、ぜひともお時間いただけましたらと思います。
後任は、私と一緒に●●業界を担当してきました●●が担当させていただきます。本人からはまた改めて連絡をいたします。取り急ぎ、後程メールで連絡先をお送りいたします。
担当者の交代でご不便をおかけしないよう社として対応してまいりますので、これまで同様のお引き立てをお願い申し上げます。
過去のお取引先など、社外向け挨拶メールの文例
Subject: 転勤のご挨拶
●●株式会社 ●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の●●です。
ご無沙汰しておりましたうえ、突然のご報告となり大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ですが、●月●日をもって●●部へ異動することになりました。
これまで何かとお力添えをいただきましたのに、お目にかかってご挨拶すべきところ、メールでのご連絡になり大変申し訳ございません。
私どもの都合で大変恐縮ではございますが、後任人事がまだ定まっておらず、現時点で後任のご紹介もできない状況でございます。何かご不明な点がございましたら●●部責任者の●●あてにご連絡くださいませ。後任が決まり次第、改めてご連絡いたします。
Zoomでのご面談の機会を賜りますようお願い申し上げます。
最後になりましたが、これまでのご厚意誠に感謝しております。
貴社のご発展と●●様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
特にお世話になった方への最後の挨拶文例
●●先輩
先日は、送別の言葉をいただき、本当にありがとうございました。
これまで●年間、仕事を続けることができたのは●●先輩のおかげです。
これからも、●●先輩に教えていただいた「社会人としての基本」を忘れずに、新しいことにチャレンジしていきたいと思います。
緊急事態宣言が開けたら、直接ご挨拶させてください。
今まで、本当にお世話になりました。これからも、よろしくお願いいたします！
引き継ぎ指導でトラブルの芽をつもう！
異動・退職の挨拶は大切ですが、その後の引き継ぎ業務も忘れてはいけません。異動後の引き継ぎがうまくいかないと、残されたメンバーに大きな負担がかかってしまうことも。引き継ぎトラブルのよくある事例と、回避方法を紹介します。
異動の連絡がぎりぎりすぎると怒られた
異動や退職までの時間的余裕がほとんどないことも珍しいことではありません。重要な取引先から優先的に、退職挨拶をしたあと余裕をもって案内できるスケジュールを組みましょう。
後任が決まらずに商機を逃した
退職や異動の挨拶をする段階で、後任が決まっていることがベストです。ですが、後任もこれから異動してくるようなタイムラグがある場合、直接紹介することはできません。メールやチャットツールを使用する場合は、CCやあて名に、上司など引き継ぎするまでの連絡先となる人を入れておきましょう。
ご紹介した引き継ぎトラブルは、ちょっとした気遣いで回避できることです。特に、初めての異動・退職なら何をするべきか本人・引き継ぎを受ける人・上司の三者で共有しておきましょう。
まとめ
どのようなマナーでも、基本に相手に対する配慮の気持ちが大切です。引き継ぎに限らず、一般的なビジネスマナーとして紹介されている方法には、どのような配慮があるか、考えるきっかけにもなるのではないでしょうか。
