新年度を新たな気持ちで迎えるために準備しよう!手帳とアプリの使い分け方法




新年度の新しい環境に移るタイミングで用意したいアイテムに、手帳をあげる人が多いのではないでしょうか。

ビジネスシーンに欠かせないスケジュール管理やアイデア整理に役立つ「アナログな手帳」と「デジタルで管理するアプリ」。それぞれのメリットを活かし、デメリットを上手に補う使い分け方法を紹介します。

社会人が手帳やアプリで管理したいこととは?

社会人の必須アイテムの手帳。デジタルとアナログをうまく使い分けるために、まずは手帳でできることや自分が手帳に求めるものを整理するところから始めましょう!

・スケジュール管理
手帳の最も重要な役割といえばスケジュール管理です。仕事用のスケジュールと私用のスケジュールの使い分けが必要ですが、リモートワークでプライベートと仕事時間の境界がなくなった人、業務時間内での副業許可を受けていたりする人は管理の工夫が必要です。

・連絡先
友人との連絡はLINE、仕事のやり取りはSlackだから、電話番号やアドレスなんて普段ほとんど使わない……という人も、災害など万が一の際の連絡先はスマホをなくしても確保できるようにしておくことをおすすめします。

・目標や進捗管理
若手社員らしい手帳の使い方といえば、目標を設定して、スケジュールとともに進捗状況を把握すること。小さな目標でも、積み重ねれば大きな結果を生みます。若手社員でなくても、初心に戻る意味で、始めてみるのもよいですね。

・やることリスト
仕事でもプライベートでもタスク管理のためには「常にリストを最新にしておくこと」が大切です。短期的なタスクと長期的なタスクをわけて記載しましょう

・打合せメモ
打ち合わせ時にメモを取らない相手に不安を感じる人は少なくありません。メモ欄に余裕があると安心です。

・家計簿
家計簿を継続してつけるコツは「こまめな記入習慣」。いつも持ち歩いている手帳に、買い物をしたらすぐに記入すれば、三日坊主になるリスクが減らせるかもしれません。

・日記
その日にあった印象的な出来事を一言書いておくだけでも、十分な日記になります。あとで振り返ると成長記録が見れて楽しいですよ。

・ID・パスワード管理
万が一落としてしまったら大変なことになるため、慎重に考える必要はあります。ですが、メモしておかないと自分自身が困るという人は、以下のように対策をしてメモを残しておくとよいでしょう。

  • 第三者にわからないようにサービス名称を書かない
  • IDとパスワードは別々に記載する

アナログ手帳のメリットとデメリット

手帳に何を書くか決めたら、アナログ手帳とデジタル手帳をどのように使い分けるか決めましょう。それぞれのメリット・デメリットを比較しながら、自分に合ったスタイルの組み合わせを考えるのも楽しい作業です。

アナログ手帳のメリット

・一覧性が高い
・さまざまな情報を一度に管理できる
・手帳そのものに愛着がわく
・どんな場面でも使える

アナログ手帳のデメリット

・リマインダー機能がない
・なくす、汚すといったトラブルが起きると、もとに戻すのが難しい
・持ち歩く荷物が増える
・検索性が低い
・内容を第三者と共用できない
・手帳を新しくすると過去の記録をすぐに確認できなくなる

デジタルアプリ手帳のメリットとデメリット

デジタルアプリは、必ずしも紙の手帳のようなフォーマットを探す必要はありません。スマホにインストールされている「メモ」機能や、音声、写真を使って管理することもできます。バラバラのデータを一括管理できるメモアプリ「Evernote」などのサービスを使うと、それらのデータを「仕事用」「趣味用」「家族用」と簡単に整理できます。

基本機能は無料で使用できるアプリも多数あり、ダウンロード数が多いアプリはブログなどで詳しい使い方を紹介しているため、ほかの人がどのように使っているのか、参考にしてみるのもよいですよ。

デジタルアプリ手帳のメリット

・無料ツールなら費用がかからない
・蓄積したデータを活用しやすい
・クラウドサービスなら紛失リスクがほぼない
・荷物が少なくなる
・資産管理アプリ、体重管理アプリ、体調管理アプリ、投薬管理アプリなど、目的別に専用機能が充実したアプリも多数ある

デジタルアプリ手帳のデメリット

・データの流出リスクの範囲が広い
・スマホのみで管理していると「通話しながら予定を確認」したい場合、使い勝手が悪い
・相手の話を聞きながらスマホに予定を記入すると「失礼だ」と誤解されてしまうことがある

たとえばこんな使い分けを

手帳とアプリのメリット・デメリットを踏まえたうえで、若手社員の方におすすめの「使い分けイメージ」を紹介します。

【アプリの使い方イメージ】
▶︎通勤の電車の中で、ニュースアプリをチェック。今日の訪問先で話題になりそうな業界ニュースを発見したので、Evernoteにメモ。
▶︎午前中のミーティングで割り振られた議事録はchatworkのタスクで管理。仕事のある日は何度もチェックするツールだから、仕事のtodoリストは全部ここに集約!
▶︎フットサルサークルの練習日のスケジュール共有はgoogleカレンダーでさくっと管理!実家や彼女とも共有しているので、週末の予定を合わせるときにラク。

【手帳の使い方イメージ】
▶︎クライアントと打ち合わせ。やっぱりメモをとるには手書きがいちばん!クライアントにちょっとした図を描いて説明することもあるから手帳はA5判の大きめをセレクト。
▶︎半年後の新入社員入社式でのメンター役を人事に依頼された。長期的なタスクは時々パラパラチェックできる手帳の見開きで1年把握できるスケジュールにメモ。
▶︎帰りの電車でクライアントにバッタリ。しかも担当役員と一緒で、その場で名刺交換に……。名刺入れはオフィスの机。しかし念のため手帳にいつも挟んでいる予備の名刺で乗り切った!

手帳だと不便なこと、アプリでは管理しきれないことを補いながら、うまく使い分けて社会人生活をスムーズに過ごしましょう!

新入社員への喜ばれる先輩社員のアドバイス

「入社してからしばらくは、毎日のように新しいことをメモする機会が多くなりそう。どんな手帳を用意しておけばいいかな……?」
業務に適した手帳がどのようなものかイメージがなかなか湧かない新入社員や転職者にとって、入社当日に持参するべき私物は悩みの種になることも。

会社によっては社員全員に「会社オリジナルの手帳」が配布されたり、指定のスケジュール管理アプリが用意されていたりして「こんな大型の手帳を買わなくてもよかった……」とがっかりさせてしまうかもしれません。

手帳と合わせ、文房具やPC、名刺入れなど個人に支給されるツールや会社負担で購入できるアイテムがあれば、内定の時点で通知しておきましょう。会社への帰属意識が高まる効果もあります。

反対に、手帳は個人で用意する必要があるなら、先輩社員がどのような手帳を使っているか、何人かの例を「内定者向けコンテンツ」の一つとして紹介してみてはいかがでしょうか。

まとめ

新しいクラウド型営業新ツールなどの登場で、業務管理や顧客情報の集約スタイルも進化しています。しかし、アナログの良さがなくなるわけではありません。

社員それぞれがもつ経験や習慣、好みなどによって、アナログとデジタルのメリット・デメリットのとらえ方が異なることもあり得ます。新しいデジタルツールを導入する際には、十分な意見の集約と準備期間を用意して対応しましょう。






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