リモートワーク下での引き継ぎをスムーズにこなすマニュアル作成方法とは?




転勤に異動、転職の際に行う「引き継ぎ」は大切な業務です。しかし、基本的な引き継ぎの仕方を教わることなく「なんとなく」で実施されているケースも多いのではないでしょうか。

そして、コロナ禍でのリモートワークをきっかけに、引き継ぎについてのお悩みの声がより聞こえるようになりました。そこで今回は、リモートワーク下での引き継ぎをスムーズにこなすマニュアル作成方法を紹介します。

「なんとなく行われる引き継ぎ」がリモートワーク下でトラブルになる理由

「リモートワークになってから、引き継ぎのタイミングでトラブルが起きることが増えたな……」と感じたことはありませんか?まずはその理由について確認しましょう。

環境が変わったことに対応しようとする意思がない

「これまで口頭での説明とメモ書き程度の情報伝達でうまくやれていたのだから、これからも時間と労力をかけずに済ませなさい」

もしもこんな認識の先輩や上司のもとで引き継ぎをするならば苦労するでしょう。環境の変化に対応しようとする意思がそもそもないことが、最大の失敗要因です。

日常業務での他社員との接点がなくなった

先輩社員の仕事を自然と見聞きしてきたことによって、業務がイメージしやすく引き継ぎがスムーズだった環境は、リモートワーク下では用意できません。

「やりながら確認」ができなくなった

同じ空間で仕事をしていれば、気軽に声をかけられたり、前任者から声をかけたりできる環境がありました。しかしリモートワーク下の場合、質問をするために改めてスケジュールを押さえる必要があります。

失敗に気が付きにくい

引き継ぎを受けたあと、正しく仕事が引き継がれているか確認する体制がない場合に起こりがちです。誰かが「偶然ミスに気が付く」というきっかけが少ないリモートワーク下では、大きな問題に発展してしまうことがあります。

スムーズな引き継ぎに必要なものは「業務マニュアル」と「最低限必要な時間」

「段ボールいっぱいの資料と名刺の山を渡されただけで引き継ぎ終了。『あとは頑張ってね、私明日から有給消化だから』と言われた」

このような引き継ぎを回避するために必要なものは以下の2つです。

・普段から使う業務マニュアル
・最低限必要な時間確保

引き継ぎに要する時間を標準化しよう

転職や異動は突然発表されることも。引き継ぎをするための時間が十分とれないケースも珍しくありません。とはいえ、簡単には引き継ぎが行えない業務もありますよね。その場合は、ポジションや役割ごとに引き継ぎに必要な時間をあらかじめ設定しておきましょう。

共通の「業務マニュアル」「引き継ぎ基本フォーマット」を用意しよう

仕事が属人化している組織なら、まず日常も利用できる業務マニュアルを用意しましょう。「マニュアルさえ見れば、担当者が突然入院しても仕事を代理で回すことができる」というマニュアルが理想的です。

マニュアルさえ渡せば「引き継ぎ」も完了することが目指すべきゴール。ですが、必ずしも基本の手順がある職種ばかりではありません。営業職など裁量の幅が広い職種がこれにあたります。
その場合は部署で共有できる引き継ぎのためのフォーマットを作成・共有しておきましょう。一から自分で作らないことで、引き継ぎをする人の負荷を軽減します。

はじめて引き継ぎ基本フォーマットを作成するときの項目例

引き継ぎ業務を、引き継ぎする本人に任せっぱなしではありませんか?引き継ぎをする側にとってもされる側にとっても負担を軽減できるように、会社として「共通の引き継ぎマニュアル」を作成しましょう。

引き継ぎマニュアルに必須の項目をピックアップしました。

・業務リストと重要度
・業務手順
・業務のタイムテーブル
・業務相手の連絡先
・業務に必要な書類の格納先
・過去におこったトラブルの経緯
・過去の担当者一覧と現在の所属、連絡先
・業務以外の重要事項(取引先の好物や最寄り駅の情報といった内容)

引き継ぎをする側・受ける側・管理する側それぞれが意識すべきこと

最後に、お互いにとって良い引き継ぎを実施するためにそれぞれの立場で意識するべきポイントを紹介します。

引き継ぎをする側が意識するポイント

「丁寧な引き継ぎが自分を楽にする」の精神で取り組もう

「引き継ぎさえしてしまえば、あとは自分の仕事ではなくなる」と考えて済ませると、あとから大量の質問が寄せられたり、トラブル発生の対処をしなければならないことも。

不要なものは捨てていく

「万が一使うことがあるかもしれないから、全部資料は置いていこう」と考えているなら要注意です。自分でも把握できていない資料や、複数ある資料などはできるだけ処分し、把握しやすい分量にしておきましょう。

引き継ぎを受ける側が意識するポイント

受け取った資料は引き継ぎ相手がいるうちにできるだけ目を通す

資料を受け取ったあと「必要なときに確認すればよい」と放置するのは避けましょう。できるだけ引き継ぎをした社員が在籍している間に取り組みたい作業です。

まずは「引き継いだ内容」に実直に取り組む

「引き継いだら、もっと自分らしく効率的に業務改善しよう」という考えは素晴らしいです。しかし、まずは引き継いだ内容について実直に取り組み、仕事を確実にこなせるようになってから進めましょう。

引き継ぎを管理する側が意識するポイント

時間の配慮が最優先

「無謀な引き継ぎ」と感じさせないための時間調整は管理者にしかできません。

一つしかない業務をできるだけ属人化させないように意識する

作業の属人化は、急な異動や退職の際にトラブルの原因となります。少ない業務だからこそ、2人以上がその作業をできるように定期的に業務を経験させるなど日ごろから意識しましょう。

まとめ

新しいメンバーにとって最初の業務である引き継ぎの体制がしっかりしていることは、組織への信頼感に強く影響します。会社としてスムーズな引き継ぎを支援する姿勢を普段から示すよう、意識してみませんか?






この記事をシェア!

レオパレス21でお部屋探しレオパレス21でお部屋探し