注目されている電子印鑑。その法的効力やメリット・デメリットとは




コロナ禍で多くの企業がリモートワークを採用する中、注目されているのが電子印鑑です。書類に押す印鑑を電子化すれば、押印のためにわざわざ出社する必要もなくなります。

電子印鑑を導入することにより、書類のペーパーレス化が可能になり、業務効率化やコスト削減にもつながります。
今回は電子印鑑について、その種類やメリット、法的効力などを解説します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコン上で押印できる印鑑です。電子印鑑を使えば、文書を印刷しなくても、パソコンの操作のみで押印作業が完了します。

電子印鑑の種類は大きく分けて2つ

電子印鑑には、次の2つのタイプがあります。

①印影を画像化しただけのもの

印影をスキャナーでパソコンに取り込み、文書に貼り付けて使えるようにしたものです。フリーソフトでも作成可能で、手軽に利用できます。

②印影に使用者などのデータが保存されるもの

電子印鑑の中には、印影の画像データに、作成者・使用者・タイムスタンプなどの識別情報が保存されるものがあります。このような電子印鑑は、電子署名法第2条の要件に規定されている「電子署名」に該当します。電子署名は、紙の書類における署名や押印と同じ効力を持つものとして、法律上認められています。

【参考 電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)】
第2条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
①当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
②当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

引用元:電子政府の総合窓口e-Gov:電子署名及び認証業務に関する法律 第一章 総則

電子印鑑のメリット

電子印鑑を使うことによって、押印業務の効率化とコスト削減ができます。具体的には、以下のようなメリットがあります。

ペーパーレス化でコスト削減できる

電子印鑑であれば、文書を紙に印刷する必要がなくなるため、ペーパーレス化が実現できます。そのため、印刷機などのコストを削減でき、保管するためのスペースも不要になります。

迅速に社内決裁を進められる

社内文書に上司の押印が必要な場合でも、メール等のやりとりで済みます。スピーディーに社内決裁が完了し、業務効率が上がるでしょう。

電子契約の締結により収入印紙が不要になる

紙の契約書の場合、その契約書が課税文書に該当すれば、収入印紙を貼る必要があります(※)。紙に印刷すれば課税文書になるものでも、電子印鑑を使って電子契約をすれば、印紙税を不要にできるケースがあります。

建物の賃貸借契約書においては、紙の契約書であっても、印紙税はかかりません。

取引先とのやりとりをスムーズにできる

取引先に押印した文書を渡す場合、電子印鑑を使えばメールで送れます。郵送の手間がかからないだけでなく、封筒代や切手代の節約にもつながります。

電子印鑑の注意点

電子印鑑はとても便利ですが、注意しておかなければ複製される可能性があります。電子印鑑を重要な文書に使いたいなら、押印した文書が成立したものであることを証明できる仕組みが必要です。

利用目的に応じた電子印鑑を使う

印影を画像化しただけものは、簡単に複製できてしまうので、認印としての使用にとどめるべきです。重要度の高い文書には、電子署名と同等の印鑑を使って、文書の真正性を担保できるようにしましょう。

システム整備が必要

電子署名と同等の電子印鑑を使う場合には、電子証明書やタイムスタンプを付与できるシステムが必要になります。システム整備に手間や費用がかかる上で、電子印鑑を取り入れるのか検討が必要です。

印鑑の必要性と電子印鑑の法的効力


契約書には印鑑を押しますが、印鑑そのものに何らかの効力があるわけではありません。印鑑は、その文書を本人が作ったことや改ざんされていないことを証明するためのものです。

契約書の印鑑は必須ではない

法律で書面の作成が義務付けられている一部の契約を除き、契約は申込と承諾の意思表示が合致しさえすれば成立します。契約書がなくても契約自体は有効であり、契約書の印鑑も必須ではありません。

印鑑を押すことで文書の証明力が上がる

契約書に印鑑を押すのは、証明力をつけるためです。民事訴訟法には、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」という規定があります(民事訴訟法 第228条第4項)。つまり、契約書に署名または押印があれば、裁判になったときに、その契約書が真正に成立したことを証明しやすくなるのです。

証明力があるのは電子署名と同等の電子印鑑

電子印鑑を使って証明力をつけたい場合は、電子署名と同等のものを使うようにしましょう。電子署名法第3条には、次のように書かれています。

「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。(電子署名法 第3条)

この電子署名法から、本人だけが署名できる電子署名であれば、電子署名法第3条を満たしている、ということがわかります。そして、電子署名に該当する識別情報が保存されるタイプの電子印鑑は同等の効力があるといえます。

一方、証明力を重視しない社内文書などに使う場合には、印影を画像化したものでもよいでしょう。

電子印鑑を導入する際にするべきこと


企業で電子印鑑を導入する場合にしなければならないことは、次のようなことです。

使う場面や目的を明確にする

電子印鑑を導入するときには、どのような目的で使うのかを明確にしましょう。先述したように、認印の代わりには印影を画像化した電子印鑑を、重要な文書や契約で使うときは、電子署名と同等の電子印鑑を用意するなど、使い分けが必要です。

取引先等の同意を得る

電子印鑑を社外取引に使いたい場合には、取引先の同意を得なければなりません。費用をかけて電子印鑑のシステムを導入しても、取引先が電子印鑑に対応してくれないこともあります。事前に取引先との調整を図りましょう。

システム整備をする

電子署名と同等の電子印鑑を使う場合には、タイムスタンプを付与できるサービスに申し込んだり、電子証明書を取得したりしなければなりません。導入にあたっては、専門の業者に相談するとよいでしょう。

まとめ

電子印鑑を使えば、押印業務をデジタル化し、コスト削減効果も得られます。今後は書類を電子的にやりとりする場面が増えることが予想されるため、社内決済業務の電子化を見直す必要があります。

印鑑を使う目的は、その書類が間違いなく本人の意思によって作成されたことや、改ざんされていないことを証明するためです。電子印鑑を使う場合には、書類の目的や重要度に応じて適切なタイプのものを使うことにも注意しましょう。






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