【アフターコロナ・ウィズコロナ】企業に求められる変化と新しいオフィス空間のあり方




新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、企業には働き方やオフィス空間の変化が求められています。社員に対しても意識や変化を求めることは大切です。ですが、企業が変化するには、経営トップや人事担当者が率先してどうすべきであるかを示すことも重要です。

今回はアフターコロナ・ウィズコロナで求められる企業の変化や、社員同士のコミュニケーションのあり方、求められるオフィス空間について考えます。

アフターコロナ・ウィズコロナにおける企業のあり方

新型コロナウイルスの感染予防対策を講じるにあたり、3密(密閉・密集・密接)を避けることや手洗い・うがいを徹底することなど、私たちの生活は大きく変化しました。

そしてこの変化の影響は、働き方やオフィス環境にも及んでいます。

変化する移動手段

デロイト トーマツ グループが2020年8月20日に発表した「ポストコロナの移動に関する意向調査」によると、移動手段として電車などの公共交通機関の利用は、大きく減少すると見込まれています。特に都市部においては電車の代わりに、自転車や徒歩が増えて、中核都市では電車からマイカー移動が増加すると予想されています。

この結果から考えると、在宅勤務や自宅から近い場所にあるサテライトオフィス勤務といったニーズが増加するのではないでしょうか。

ただ、在宅勤務やサテライトオフィス勤務が増えれば、社員同士が顔を合わせる時間が減ります。そのため、企業には社員同士のコミュニケーション不足にならないように工夫することが求められます。場合によっては就業規則や労使協定の見直しが必要になることもあるでしょう。

働く時間の変化

またアフターコロナ・ウィズコロナの働き方として、週休3日制度に注目が集まっています。これは、ユニクロを運営するファーストリテイリングがすでに実施していている制度で、働く時間を短くしながら、今までと変わらない成果を出し、プライベートを充実させることを目標としています。また日本マイクロソフトが2019年8月に1ヵ月間導入しました。

働く時間短縮しつつも成果を出し、プライベートを充実させることは、今後企業や社員のモデルとして参考になるのではないでしょうか。

継続・徹底すべき感染予防対策

一般社団法人 日本経済団体連合会(経団連)より「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」が出されています。ガイドラインによれば、企業の感染予防対策は、社員や顧客、取引先、地域住民など多くの人々の命と健康を守ることに通じる、とされており、今後も感染予防対策の継続と徹底が求められます。

感染予防対策の継続と徹底には、経営トップや総務・人事担当部署などが率先して取り組み、企業全体をリードすることが重要です。

社員の出勤前の検温、定期的な手洗いなどの基本的な対策の他、ソーシャルディスタンスが確保されたオフィスや休憩スペースを企業が用意する必要があるといえます。

アフターコロナ・ウィズコロナにおける社員同士のコミュニケーション


感染予防対策は、人との接触を避けることが基本です。その状況下で社員同士のコミュニケーションを円滑にするためには、物理的に離れていても社員同士がつながっている環境を整備することが重要となります。

この環境整備には、メールや電話、オンライン会議、メッセンジャーツールなどのICT(情報通信技術)の活用が有用です。

テキストコミュニケーションに工夫を

その場合、同じ空間で一緒に働いていた社員が、自宅などそれぞれの空間で働く時、以下のような問題が出てくるでしょう。

・文字主体のコミュニケーションになることによって誤解が生じやすくなる
・対面しないため社員の心身の健康状態を把握しづらい
・仕事の成果が見えにくい

そのためには、メールやメッセージでは「!」や「?」、顔文字、絵文字などを利用することで、文字主体のコミュニケーションでも冷たい印象を与えないように工夫できます。

また誤解を避けるために、メールやメッセンジャーツールでは「あなたの言っていることは〇〇で間違いないでしょうか」などと確認を入れながら、丁寧にコミュニケーションすることもできます。

社員のメンタルや仕事の成果について

併せて社員のメンタルや仕事の成果も重要になってきます。

心身の健康状態などについては、日報や情報共有システムのグループウェアに記入欄を設けることで、社員同士がお互いの状況を把握しやすくなります。さらには、上司自らが積極的に情報を共有することで、他の社員も自分の状態を正直に伝えやすくなるでしょう。

また、顔を合わせないことで仕事の成果が見えづらくなるのであれば、仕事の成果における「見える化」に着手すべきです。

「見える化」では、仕事の進捗報告や成果物の確認をこまめに行い、仕事の評価基準はあくまでも成果物をメインとします。できれば数値評価を取り入れるとよいでしょう。

その他には、グループウェアを活用して、今誰がどんな作業をしているのか見えるようにすると、コミュニケーション不足を避けられます。ただし、社員に成果の確認の報告をこまめにしすぎると、業務の時間に支障が出るため、管理しすぎないことも大切です。

アフターコロナ・ウィズコロナのオフィス空間


オフィスは多くの人が集まるため、感染予防対策とオフィス機能を両立させることは難しい問題だと思われます。しかしオフィス空間では、ソーシャルディスタンスを十分に確保することにより、感染予防対策を講じることができます。

オフィス空間は、いわゆる3密(密閉・密集・密接)にならない状態が理想です。具体的には社員が2メートル離れてコミュニケーションをとれるように、オフィスのレイアウトや会議スペース、休憩スペースの見直しをするとよいでしょう。既存のオフィスでも、以下のような工夫ができるのではないでしょうか。

・席を左右1席空ける
・向かいの席が空席になるようにする
・並列式のレイアウトに変える
・デスクの間にパーティションを設ける

さらには、手指消毒用アルコールの常設や空気清浄機を設置するなどの「目に見える対策」によって、社員の意識や行動が変化し、感染予防対策がより効果的になると考えられます。

そしてアフターコロナ・ウィズコロナにおいて、3密を避けられるオフィスや感染予防対策が万全なオフィスでは、社員が安心して働くことができます。

社員の生活様式の変化を考えれば、在宅勤務制度やサテライトオフィスの整備も重要です。このような制度・オフィスの整備は、優秀な人材の確保にも繋がるでしょう。

まとめ

企業はアフターコロナ・ウィズコロナへの対応を求められており、在宅勤務制度の導入、サテライトオフィス環境の整備、週休3日制などといった大きな変化にも注目が集まっています。

感染予防対策やオフィス空間の見直しをネガティブなこととして捉えるのではなく、より効率的に働ける勤務制度の導入や働きやすいオフィス環境整備の機会、とポジティブに捉えることもできるのではないでしょうか。






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